Krótka odpowiedź
Faktura z odroczonym terminem płatności to faktura, w której termin zapłaty wypada po dniu sprzedaży, zgodnie z umową albo ustaleniem stron. W transakcjach między przedsiębiorcami termin płatności to zwykle do 30 dni, a do 60 dni, jeśli strony tak ustaliły i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Po upływie terminu wierzycielowi przysługują odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata 40, 70 albo 100 EUR.
Czym jest odroczony termin płatności
Odroczenie oznacza, że zapłata nie następuje przy odbiorze towaru lub usługi, tylko w dniu wskazanym na fakturze lub w umowie. Ten dzień nazywamy terminem płatności. Do jego upływu klient nie jest w opóźnieniu, a Ty nie możesz naliczać odsetek ani wysyłać wezwania.
Najczęściej termin wynika z jednego z trzech źródeł:
- umowy ramowej lub zamówienia, w którym strony wpisały liczbę dni,
- warunków handlowych kontrahenta, które zaakceptował przy pierwszej transakcji,
- adnotacji na samej fakturze, jeśli nie ma wcześniejszych ustaleń.
Najbezpieczniej, gdy termin jest zapisany w dokumencie, który klient widział i zaakceptował. Spór o to, kiedy faktura miała być zapłacona, to najczęstszy sposób, w jaki zwykłe opóźnienie zamienia się w trudną sprawę.
Ile dni można dać klientowi
W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami obowiązuje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zasada ogólna to termin do 30 dni. Strony mogą ustalić dłuższy, do 60 dni, o ile nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Decyduje całość okoliczności, a nie sama liczba dni.
| Termin | Co oznacza w praktyce |
|---|---|
| do 30 dni | standardowy termin, nie wymaga uzasadnienia |
| od 31 do 60 dni | dopuszczalny, jeśli strony wyraźnie to ustaliły i nie krzywdzi to wierzyciela |
| powyżej 60 dni | ryzykowny, łatwo go zakwestionować jako rażąco nieuczciwy |
Ten tekst nie jest poradą prawną. Przy dużych kontraktach i nietypowych warunkach warto skonsultować zapis umowy z prawnikiem.
Kredyt kupiecki ma swój koszt
Każdy dzień odroczenia to pieniądze, których nie możesz wydać na towar, pensje czy podatki. Firma, która daje klientom 60 dni, a sama płaci dostawcom w 14, finansuje cudzy biznes z własnej kieszeni. Dlatego przy ustalaniu terminu warto policzyć, ile gotówki zamrażasz w należnościach, i rozróżnić klientów, którzy płacą zawsze, od tych, którzy spóźniają się regularnie.
Dobra praktyka to krótszy termin dla nowych kontrahentów, dłuższy dla sprawdzonych, a przy dużych kwotach zaliczka lub część płatna z góry. Dzięki temu odroczenie jest nagrodą za wiarygodność, a nie domyślnym ustawieniem.
Jak pilnować terminu płatności faktury
Arkusz z datami działa, dopóki faktur jest kilkanaście. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset łatwo przeoczyć dzień, w którym przypomnienie powinno wyjść. Skuteczny rytm wygląda tak:
- 3 dni przed terminem uprzejme przypomnienie z kodem QR przelewu,
- dzień po terminie krótka wiadomość z pytaniem, czy faktura dotarła,
- 7 dni po terminie przypomnienie stanowcze,
- 14 dni po terminie wezwanie do zapłaty,
- 30 dni po terminie wezwanie przedsądowe.
Taki terminarz prowadzi monitoring płatności w Platnosci. Wgrywasz listę faktur z pliku CSV lub XLSX albo łączysz program do faktur, a przypomnienia wychodzą w Twoim imieniu, z Twoimi danymi do przelewu. Pieniądze trafiają prosto na Twoje konto. Dostajesz też pełną historię kontaktów, przydatną, gdyby sprawa trafiła do sądu. Szczegóły rytmu opisuje strona o przypomnieniu o płatności.
Co zrobić, gdy termin minie
Gdy dzień płatności mija, a pieniędzy nie ma, wierzyciel ma kilka praw. Od następnego dnia po terminie liczą się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych według stawki z obwieszczenia ministra właściwego do spraw gospodarki. Stawka zmienia się, więc nie wpisuj jej z pamięci, tylko bierz z aktualnego obwieszczenia. Program liczy ją z bieżącego obwieszczenia i pokazuje kwotę przy każdej fakturze.
Oprócz odsetek przysługuje rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40 EUR przy fakturze do 5 000 zł, 70 EUR od 5 000 zł do 50 000 zł i 100 EUR od 50 000 zł, przeliczana średnim kursem NBP. Jak to wygląda w liczbach, zobaczysz na stronie o windykacji na koszt dłużnika.
Zanim sięgniesz po rekompensatę, zadbaj o ton. Klient, który płaci zawsze, tylko późno, zwykle potrzebuje uprzejmego przypomnienia, a nie ultimatum. Dopiero brak reakcji uzasadnia ostrzejsze pismo.
Co wpisać na fakturze, żeby uniknąć sporu
Termin płatności warto wpisać na fakturze datą, a nie samą liczbą dni. Data nie wymaga liczenia i nie zostawia miejsca na wątpliwości, od którego dnia biegnie odroczenie. Obok terminu podaj numer rachunku, numer faktury do wpisania w tytule przelewu oraz kod QR przelewu w standardzie ZBP, bo każdy dodatkowy krok po stronie klienta wydłuża czas zapłaty.
Dobrze jest też, by warunki płatności były spójne w całym łańcuchu dokumentów: w ofercie, w zamówieniu, w umowie i na fakturze. Gdy w jednym dokumencie stoi 14 dni, a w drugim 45, klient wybierze ten korzystniejszy dla siebie, a Ty będziesz tłumaczyć różnicę. Jeśli termin ustalono ustnie, potwierdź go krótkim mailem, bo taka wiadomość później stanowi dowód ustaleń stron.
Odroczenie tak, ale pod kontrolą
Faktura z odroczonym terminem płatności jest uczciwym narzędziem handlowym, jeśli termin jest jasny, zapisany i pilnowany. Ustal go w dokumencie, nie przekraczaj 60 dni bez dobrego powodu i zbuduj stały rytm przypomnień. Wtedy odroczenie przestaje być lukiem w gotówce, a staje się przewidywalnym wpływem. Sprawdź cennik i policz, ile kosztuje stała kontrola, w porównaniu z jedną zaległą fakturą.