Windykacja faktur dla agencji i software house
Windykacja faktur dla agencji i software house ma inny rytm niż w handlu: jedna faktura za miesięczny retainer albo kamień milowy to często kilkanaście czy kilkadziesiąt tysięcy złotych, a klient wstrzymuje ją, bo "czeka na akceptację". Platnosci pilnuje terminu każdej faktury, wysyła przypomnienia w imieniu Twojej firmy i przygotowuje wezwanie z odsetkami, zanim zaległość zacznie finansować cudzy budżet Twoim kosztem.
Krótka odpowiedź
Agencja albo software house odzyskuje pieniądze szybciej, gdy przypomnienie wychodzi automatycznie jeszcze przed terminem, a wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą kilka dni po nim. Platnosci robi to dla każdej faktury z zestawienia, pod nazwą Twojej firmy, bez prowizji od odzyskanej kwoty. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie (99 zł przy płatności rocznej).
| Moment | Co wychodzi | Po co |
|---|---|---|
| Kilka dni przed terminem | Przypomnienie z kodem QR | Faktura trafia do płatności razem z innymi |
| Dzień po terminie | Uprzejme przypomnienie | Zamknąć sprawę bez psucia relacji |
| 7 do 14 dni po terminie | Wezwanie do zapłaty z odsetkami | Wyznaczyć datę wpłaty |
| 30 dni po terminie | Wezwanie przedsądowe | Ostatnia szansa przed pozwem |
Dlaczego agencje i software house czekają na pieniądze
Klient agencji marketingowej płaci zwykle po akceptacji raportu, a klient software house po odbiorze etapu. Do tego dochodzą terminy 30, 45 albo 60 dni, faktury przekazywane między działem marketingu a księgowością i prośby o korektę opisu. Przy kilku retainerach i projektach rozliczanych etapami samo pamiętanie, kto jest ile dni po terminie, zabiera czas osobie, która powinna sprzedawać albo prowadzić projekty.
Platnosci grupuje należności według wieku i klienta, więc widzisz, kto wisi najwięcej i od jak dawna. Odsetki od każdej faktury liczy osobno, według rzeczywistej liczby dni po terminie.
Wstrzymana praca to też argument
Przy umowach o stałą współpracę możesz w piśmie powołać się na zapisy umowy o wstrzymaniu prac albo dostępów do czasu zapłaty. Takie zapisy warto skonsultować z prawnikiem, bo zależą od treści umowy. Platnosci dba o to, żeby pismo z terminem i kwotą dotarło do klienta, zanim zaczniesz taką rozmowę.
Jak działa windykacja faktur w Platnosci
1. Wczytujesz faktury z pliku CSV lub XLSX albo z KSeF.
2. Platnosci liczy dni po terminie i dzieli należności na przedziały: przed terminem, 1 do 30, 31 do 60, 61 do 90 i ponad 90 dni.
3. Harmonogram wysyła przypomnienia i wezwania pod Twoją nazwą, a odpowiedzi trafiają do Ciebie.
4. Wpłaty dopasowujesz z wyciągu MT940, CSV lub XLSX, więc opłacone faktury znikają z kolejki bez ręcznego odhaczania.
Inny ton dla klienta od lat, inny dla nowego zlecenia
Klient, z którym pracujesz od trzech lat, dostaje jedno uprzejme przypomnienie. Nowy zleceniodawca, który spóźnił się już z pierwszą fakturą, przechodzi pełny harmonogram. Gdy trwa spór o zakres albo uzgadniacie ratę, włączasz pauzę dla kontrahenta. Szerzej o takim podejściu piszemy w części o windykacji polubownej.
Pisma z odsetkami i rekompensatą
Gdy przypomnienia nie wystarczają, z faktury przygotowujesz wezwanie do zapłaty i notę odsetkową w PDF. Rekompensata wynosi 40, 70 albo 100 euro zależnie od kwoty faktury, a odsetki liczymy według stawki dla transakcji handlowych. Zasady i wzory opisujemy na stronach wezwanie do zapłaty i nota odsetkowa.
Historia na wypadek sporu
Każde pismo i odpowiedź zapisują się z datą. Przy sporze o zapłatę za etap projektu masz dokumentację, kiedy i jak wzywałeś do zapłaty. Umowy, briefy i protokoły odbioru trzymasz w swoim archiwum, bo przydadzą się obok historii wezwań.
Dla kogo jest ten plan
- agencje marketingowe, SEO, reklamowe i kreatywne z fakturami za retainery,
- software house i zespoły deweloperskie rozliczające kamienie milowe,
- freelancerzy i studia UX, które łączą kilka zleceń w miesiącu,
- biura obsługujące kilka takich firm, którym przyda się plan dla biur rachunkowych.
Cena zamiast prowizji od każdej sprawy
Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie (99 zł przy płatności rocznej), Firma 499 zł (249 zł), Pro 999 zł (499 zł), a Grupa zaczyna się od 2 499 zł (od 1 249 zł). Do cen doliczamy 23 procent VAT. Stała kwota nie rośnie razem z odzyskiwanymi sumami, więc przy dużych fakturach za projekty koszt windykacji się nie zmienia. Porównanie z prowizją znajdziesz na stronie firma windykacyjna czy własna windykacja, a pełne zestawienie planów w cenniku. Ogólny opis funkcji znajdziesz na stronie windykacja faktur.
Treść tej strony nie jest poradą prawną.
Pytania o windykację faktur w agencji i software house
Nie. Platnosci to program, w którym sam prowadzisz windykację polubowną. Pisma wychodzą w imieniu Twojej firmy, a pieniądze trafiają bezpośrednio na Twoje konto, bez prowizji od odzyskanej kwoty.
Tak. Każda faktura ma własny termin, własne odsetki i własny harmonogram, więc miesięczny retainer i faktura za etap projektu nie mieszają się w jednym zestawieniu.
Tak. Harmonogram obejmuje przypomnienie z kodem QR kilka dni przed terminem, co pomaga, gdy klient zatwierdza płatności w cyklach.
Tak. Włączasz pauzę dla kontrahenta, a po jej końcu harmonogram wraca od właściwego kroku.