Przypomnienie o płatności przed i po terminie, w tonie dopasowanym do klienta
Przypomnienie o płatności działa najlepiej wtedy, gdy wychodzi na czas i jest napisane w odpowiednim tonie. Platnosci wysyłają je według harmonogramu: przed terminem, po terminie, a potem jako wezwanie do zapłaty i wezwanie przedsądowe. Ty ustawiasz zasady raz, a program pilnuje dat.
Krótka odpowiedź
Przypomnienie o płatności to krótka wiadomość do kontrahenta, która informuje o zbliżającym się albo minionym terminie płatności faktury i podaje dane do przelewu. W Platnosci wychodzi 3 dni przed terminem, dzień po terminie oraz 7, 14 i 30 dni po terminie, w rosnącym tonie. Każda wiadomość zawiera kod QR przelewu w standardzie ZBP.
| Moment | Rodzaj wiadomości | Domyślny ton |
|---|---|---|
| 3 dni przed terminem | Przypomnienie o zbliżającym się terminie | Uprzejmy |
| Dzień po terminie | Przypomnienie o zaległej płatności | Uprzejmy |
| 7 dni po terminie | Drugie przypomnienie | Stanowczy |
| 14 dni po terminie | Wezwanie do zapłaty z odsetkami | Stanowczy |
| 30 dni po terminie | Wezwanie przedsądowe | Ostateczny |
Harmonogram przypomnień, który możesz zmienić
Domyślny terminarz opiera się na pięciu datach, ale dla każdego kontrahenta możesz przesunąć dni, wyłączyć wybrany krok albo dodać własny. Nowy klient może dostać pełny harmonogram, a stały, solidny kontrahent tylko przypomnienie dzień po terminie. Zmiany obowiązują dla przyszłych wiadomości, a historia wysłanych zostaje w aktach sprawy.
Trzy tony wiadomości
Uprzejmy ton zakłada, że klient po prostu zapomniał, i jest odpowiedni dla pierwszych kroków. Stanowczy ton przypomina o terminie, odsetkach i skutkach dalszego opóźnienia. Ostateczny ton zapowiada kolejny krok, czyli przekazanie sprawy do dochodzenia na drodze prawnej. Ton wybierasz dla całej firmy albo osobno dla kontrahenta. Jak łączyć je z relacją z klientem, opisujemy w części o windykacji polubownej.
Co zawiera każde przypomnienie
Każda wiadomość ma numer faktury, kwotę, termin, liczbę dni opóźnienia, numer konta i kod QR przelewu. Klient skanuje kod w aplikacji banku i płaci bez przepisywania danych. Przypomnienia e-mail wychodzą w imieniu Twojej firmy, z Twoim adresem odpowiedzi, więc klient odpisuje bezpośrednio do Ciebie. Pieniądze wpływają prosto na Twoje konto.
Kanał e-mail albo pismo PDF
Przypomnienie wysyłasz e-mailem albo przygotowujesz jako pismo PDF, które możesz wydrukować i wysłać listem. Wezwania do zapłaty i pisma przedsądowe zawsze mają formę dokumentu z odsetkami i rekompensatą, o których piszemy na stronie wezwanie do zapłaty.
Zatrzymanie po wpłacie
Gdy wgrasz wyciąg w formacie MT940, CSV albo XLSX, program dopasuje wpłatę do faktury i zatrzyma kolejne przypomnienia. Klient, który zapłacił rano, nie dostanie przypomnienia po południu.
Kiedy przypomnienie ma sens prawny
Przypomnienie nie zmienia terminu płatności, ale dokumentuje, że wierzyciel upominał się o zapłatę. Po upływie terminu w transakcjach handlowych przysługują odsetki za opóźnienie, a przy fakturach od przedsiębiorców także rekompensata 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty faktury. Stawkę odsetek program liczy z bieżącego obwieszczenia ministra właściwego do spraw gospodarki. Szczegóły znajdziesz na stronie odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Przypomnienie przed terminem
Wiadomość 3 dni przed terminem jest najtańszym sposobem na skrócenie opóźnień. Klient dostaje dane do przelewu, zanim termin minie, a księgowa kontrahenta nie musi niczego szukać w skrzynce. W planie Start tego kroku nie trzeba konfigurować, bo działa od razu po wczytaniu faktur. Plan opisuje cennik.
Treść tej strony nie jest poradą prawną.
Pytania o przypomnienia
Najlepiej 3 dni przed terminem albo dzień po jego upływie. Wcześniejsza wiadomość zmniejsza liczbę opóźnień, a późniejsza zapobiega narastaniu zaległości.
Wiadomości wychodzą w imieniu Twojej firmy, a adres odpowiedzi to adres, który wskażesz w koncie. Klient odpowiada więc do Ciebie.
W planie Pro ustawiasz własne szablony pism i stopkę. W pozostałych planach korzystasz z gotowych szablonów w trzech tonach.
Tak. Dla kontrahenta włączasz pauzę albo wybierasz tylko jeden krok harmonogramu.