Windykacja faktur dla firm budowlanych i podwykonawców
Windykacja faktur dla firm budowlanych komplikuje się tam, gdzie zwykła faktura sprzedażowa jest rzadkością: faktury częściowe za etapy, zatrzymane kaucje gwarancyjne i protokoły odbioru, od których inwestor uzależnia zapłatę. Platnosci pilnuje terminu każdej faktury, wysyła przypomnienia w imieniu Twojej firmy i przygotowuje wezwanie z odsetkami, zanim spór o odbiór zamieni się w wielomiesięczną zaległość.
Krótka odpowiedź
Wykonawca albo podwykonawca odzyskuje pieniądze szybciej, gdy każda faktura częściowa ma własny harmonogram przypomnień, a wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą wychodzi kilkanaście dni po terminie. Platnosci robi to dla każdej faktury z zestawienia, pod nazwą Twojej firmy. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie (99 zł przy płatności rocznej).
| Moment | Co wychodzi | Po co |
|---|---|---|
| Przed terminem | Przypomnienie z kodem QR | Zdążyć przed cyklem płatności inwestora |
| Dzień po terminie | Uprzejme przypomnienie | Zamknąć sprawę bez napięcia na budowie |
| 7 do 14 dni po terminie | Wezwanie do zapłaty z odsetkami | Wyznaczyć datę wpłaty |
| 30 dni po terminie | Wezwanie przedsądowe | Dać ostatnią szansę przed pozwem |
Dlaczego na budowie faktury się zalegają
Generalny wykonawca płaci podwykonawcy dopiero po odbiorze i po wpłacie od inwestora, więc termin 45 albo 60 dni na papierze bywa w praktyce dłuższy. Do tego dochodzą faktury częściowe, korekty po protokołach i kaucje, które wracają po zakończeniu okresu gwarancji. Pojedyncze opóźnienie da się pilnować w głowie. Kilkanaście faktur z kilku budów, każda z innym terminem i inną osobą po stronie klienta, już nie.
Platnosci grupuje należności według wieku i kontrahenta, więc od razu widzisz, który generalny wykonawca wisi Ci najwięcej i od jak dawna. Odsetki od każdej faktury liczy osobno, według rzeczywistej liczby dni po terminie.
Przedawnienie roszczeń z umowy o roboty budowlane
Roszczenia z umowy o roboty budowlane przedawniają się zwykle po dwóch latach, ale kaucje, kary umowne i roszczenia z gwarancji mogą podlegać innym terminom. Dlatego starsze faktury warto przejrzeć w pierwszej kolejności. Dokładne zasady oceń z prawnikiem, bo zależą od treści umowy.
Jak działa windykacja faktur w Platnosci
1. Wczytujesz faktury z pliku CSV lub XLSX albo z KSeF.
2. Platnosci liczy dni po terminie i dzieli należności na przedziały: przed terminem, 1 do 30, 31 do 60, 61 do 90 i ponad 90 dni.
3. Harmonogram wysyła przypomnienia i wezwania pod Twoją nazwą, a odpowiedzi trafiają do Ciebie.
4. Wpłaty dopasowujesz z wyciągu MT940, CSV lub XLSX, więc opłacone faktury znikają z kolejki bez ręcznego odhaczania.
Inny ton dla stałego generalnego wykonawcy, inny dla nowego inwestora
Wykonawca, dla którego pracujesz od lat, dostaje jedno uprzejme przypomnienie. Nowy inwestor, który spóźnił się już przy pierwszej fakturze częściowej, przechodzi pełny harmonogram. Gdy trwa spór o protokół odbioru albo uzgadniacie ratę, włączasz pauzę dla kontrahenta. Szerzej o takim podejściu piszemy w części o windykacji polubownej.
Pisma z odsetkami i rekompensatą
Gdy przypomnienia nie wystarczają, z faktury przygotowujesz wezwanie do zapłaty i notę odsetkową w PDF. Rekompensata wynosi 40, 70 albo 100 euro zależnie od kwoty faktury, a odsetki liczymy według stawki dla transakcji handlowych. Zasady i wzory opisujemy na stronach wezwanie do zapłaty i nota odsetkowa.
Historia na wypadek sporu
Każde pismo i odpowiedź zapisują się z datą. Przy sporze o zapłatę za etap robót masz dokumentację, kiedy i jak wzywałeś do zapłaty. Protokoły odbioru, dziennik budowy i umowy trzymasz w swoim archiwum, bo będą potrzebne obok historii wezwań.
Dla kogo jest ten plan
- podwykonawcy robót wykończeniowych, instalacyjnych i elewacyjnych,
- generalni wykonawcy rozliczający się z wieloma inwestorami,
- firmy remontowe i deweloperskie z dużą liczbą faktur częściowych,
- biura obsługujące kilka firm budowlanych, którym przyda się plan dla biur rachunkowych.
Cena zamiast prowizji od każdej sprawy
Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie (99 zł przy płatności rocznej), Firma 499 zł (249 zł), Pro 999 zł (499 zł), a Grupa zaczyna się od 2 499 zł (od 1 249 zł). Do cen doliczamy 23 procent VAT. Stała kwota nie rośnie razem z odzyskiwanymi sumami, więc przy dużych fakturach za etapy robót koszt windykacji się nie zmienia. Porównanie z prowizją znajdziesz na stronie firma windykacyjna czy własna windykacja, a pełne zestawienie planów w cenniku.
Treść tej strony nie jest poradą prawną.
Pytania o windykację faktur w budownictwie
Nie. Platnosci to program, w którym sam prowadzisz windykację polubowną. Pisma wychodzą w imieniu Twojej firmy, a pieniądze trafiają bezpośrednio na Twoje konto, bez prowizji od odzyskanej kwoty.
Tak. Każda faktura ma własny termin, własne odsetki i własny harmonogram, więc faktura za etap i faktura końcowa nie mieszają się w jednym zestawieniu.
Kaucję wprowadzasz jako osobną należność z datą zwrotu. Przypomnienie wychodzi, gdy termin minie, a pismo wzywa do zwrotu zgodnie z umową.
Tak. Włączasz pauzę dla kontrahenta, a po jej końcu harmonogram wraca od właściwego kroku.