Krótka odpowiedź
Termin płatności faktury wynika z umowy lub z faktury, a jeśli strony niczego nie ustaliły, zwykle jest to 30 dni. Między przedsiębiorcami strony mogą ustalić do 60 dni, o ile nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Opóźnienie zaczyna się od dnia po terminie.
Terminy w pigułce
| Sytuacja | Termin |
|---|---|
| brak ustaleń między stronami | zwykle 30 dni |
| termin ustalony przez strony między firmami | do 60 dni, jeśli nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela |
| termin dłuższy niż 60 dni | wymaga starannej oceny, bywa kwestionowany |
| przelew w ostatnim dniu | liczy się, kiedy pieniądze wpłyną na rachunek wierzyciela |
Skąd bierze się termin płatności
Najważniejsze jest to, co strony uzgodniły: w umowie, zamówieniu lub warunkach współpracy. Na fakturze zwykle wpisuje się termin zgodny z tym uzgodnieniem. Jeśli na fakturze widnieje inna liczba dni niż w umowie, spór zaczyna się od pytania, które postanowienie obowiązuje. Dlatego warto, żeby termin na fakturze był identyczny z umownym.
Przepisy dotyczące transakcji handlowych znajdziesz w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wyznacza ona granice, w jakich przedsiębiorcy mogą swobodnie kształtować terminy.
Jak liczyć dni
Termin określony w dniach liczy się od dnia, który następuje po zdarzeniu wyznaczającym początek biegu, na przykład po dostarczeniu faktury, dostawie towaru albo wykonaniu usługi, zależnie od ustaleń. Ostatnim dniem jest dzień, w którym kończy się liczba dni. Jeśli przypada on na dzień wolny od pracy, ocena zależy od rodzaju terminu i ustaleń, więc w razie wątpliwości lepiej zapłacić wcześniej lub zapytać prawnika.
W praktyce najbezpieczniej jest wpisywać na fakturze konkretną datę zamiast samej liczby dni. Wtedy nie ma sporu o to, od kiedy liczyć.
Od kiedy zaczyna się opóźnienie
Opóźnienie zaczyna się w dniu następującym po terminie, jeśli pieniądze nie wpłynęły na rachunek wierzyciela. Od tego dnia wierzyciel w transakcji handlowej może naliczać odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych według stawki z obwieszczenia ministra właściwego do spraw gospodarki. Do tego dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania należności.
| Kwota faktury | Rekompensata |
|---|---|
| do 5 000 zł | 40 EUR |
| od 5 000 zł do 50 000 zł | 70 EUR |
| od 50 000 zł | 100 EUR |
Rekompensatę przelicza się średnim kursem EUR z NBP. Jak liczyć odsetki, piszemy w opisie odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ten tekst jest informacją ogólną, nie poradą prawną.
Dłuższe terminy i faktury z odroczeniem
Wydłużanie terminu to także narzędzie sprzedaży. Klient dostaje kredyt kupiecki, a Ty finansujesz jego zakupy własną gotówką. Zanim zaproponujesz 45 albo 60 dni, policz, ile kosztuje Cię to zamrożenie pieniędzy i czy marża je pokrywa. Tym zagadnieniem zajmujemy się osobno we wpisie o fakturze z odroczonym terminem płatności.
Dla klientów ze słabszą historią płatności możesz ustalić krótszy termin albo zaliczkę. Dla stałych, rzetelnych kontrahentów dłuższy termin bywa uzasadnionym ustępstwem.
Terminy a harmonogram przypomnień
Znajomość terminu pozwala ustawić przypomnienia z wyprzedzeniem. W Platnosci harmonogram jest liczony od daty płatności z faktury: 3 dni przed terminem wychodzi uprzejme przypomnienie, dzień po terminie informacja o braku wpłaty, 7 dni po terminie przypomnienie stanowcze, 14 dni po terminie wezwanie do zapłaty, a 30 dni po terminie wezwanie przedsądowe. Opisujemy to szerzej w stronie o przypomnieniu o płatności.
Dla kontrahenta, który zawsze płaci kilka dni po terminie, możesz wydłużyć odstępy albo wstrzymać harmonogram. Program nie narzuca jednego tempa wszystkim.
Typowe błędy przy terminach
- Inny termin na fakturze niż w umowie.
- Termin podany jako liczba dni bez wskazania, od czego się liczy.
- Przyjęcie, że termin 60 dni obowiązuje zawsze, bez względu na okoliczności.
- Liczenie opóźnienia od dnia terminu zamiast od następnego dnia.
- Brak przypomnienia przed terminem, który kosztuje nic, a ratuje wiele faktur.
Termin, który ułatwia zapłatę
Termin to nie tylko data, ale też łatwość zapłaty. Faktura z kodem QR przelewu w standardzie ZBP, z numerem rachunku i tytułem płatności, jest płacona szybciej, bo klient nie przepisuje danych. Zadbaj też o to, by faktura trafiała do osoby, która zleca przelewy, a nie tylko do ogólnej skrzynki. Wiele opóźnień wynika z tego, że dokument zatrzymał się u kogoś, kto nie płaci rachunków.
Przypomnienie przed terminem kosztuje jedną wiadomość i bywa ostatnim momentem, kiedy zapłata jest jeszcze w terminie. To najtańszy sposób, żeby skrócić średni czas oczekiwania na pieniądze.
Jak pilnować terminów przy wielu fakturach
Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie arkusz się sprawdza. Przy kilkuset przestaje. Platnosci wczytuje faktury z pliku CSV lub XLSX albo z KSeF, pokazuje, które są przed terminem, a które po, i grupuje należności według wieku: przed terminem, od 1 do 30 dni po terminie, od 31 do 60 dni, od 61 do 90 dni i ponad 90 dni. Dopasowuje też wpłaty z wyciągu MT940, CSV lub XLSX. Pisma wychodzą w imieniu Twojej firmy, a pieniądze idą prosto na Twoje konto.
Demo na stronie głównej policzy dni po terminie z Twojego pliku, a plany i ceny znajdziesz w cenniku.