Krótka odpowiedź
Gdy klient nie płaci faktury, najpierw sprawdź, czy wpłata nie przyszła na inny rachunek lub pod innym tytułem, potem wyślij przypomnienie, a po kilku dniach wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą. Jeśli to nie pomoże, wysyłasz wezwanie przedsądowe z ostatecznym terminem. Cały czas zbieraj dowody, że pisma doszły.
Plan działania w tabeli
| Moment | Co zrobić |
|---|---|
| dzień po terminie | sprawdź wpływy i wyślij przypomnienie z danymi do przelewu |
| 7 dni po terminie | napisz stanowczo, wskaż fakturę, kwotę i konto |
| 14 dni po terminie | wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą |
| 30 dni po terminie | wezwanie przedsądowe z ostatecznym terminem |
| po upływie terminu z wezwania | decyzja o sprawie w sądzie |
Dzień pierwszy, sprawdź, zanim napiszesz
Najgłupsza wiadomość to ta, która żąda zapłaty za fakturę zapłaconą wczoraj. Zanim cokolwiek wyślesz, sprawdź wyciąg z konta i fakturę. Czy kwota i numer się zgadzają. Czy płatność nie trafiła na starszy rachunek. Czy klient nie zapłacił części. Dopiero potem napisz.
Pierwsze przypomnienie powinno być krótkie i uprzejme. Podaj numer faktury, kwotę, termin i numer rachunku, a najlepiej dodaj kod QR przelewu, żeby klient zapłacił jednym ruchem. Większość opóźnień kończy się właśnie na tym kroku, bo wynikają z przeoczenia, a nie z niechęci.
Jak pisać, żeby nie stracić klienta
Klient, który płaci zawsze, tylko późno, jest wart więcej niż klient jednorazowy. Ton pierwszej wiadomości powinien to uwzględniać. Pisz konkretnie, bez oskarżeń, jedno zdanie o fakturze i jedno o tym, co ma zrobić. Dopiero gdy odpowiedzi brak, zaostrzasz język. Możesz też zaproponować ugodę z rozłożeniem na raty, jeśli kwota jest duża, a klient sygnalizuje kłopoty z płynnością.
Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty
Gdy przypomnienia nie przynoszą skutku, czas na formalne wezwanie. Powinno zawierać dane stron, numer i datę faktury, kwotę, termin zapłaty z wezwania, naliczone odsetki i rekompensatę. Jak wygląda taki dokument, opisujemy w stronie o wezwaniu do zapłaty. Wyślij je w sposób, który pozwala udowodnić doręczenie: pocztą z potwierdzeniem odbioru albo e-mailem z zachowaniem śladu wysyłki.
Ile możesz doliczyć do zaległej faktury
W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz stałej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, wyrażonej w euro. Jej wysokość zależy od kwoty faktury: 40 EUR przy fakturze do 5 000 zł, 70 EUR od 5 000 zł do 50 000 zł i 100 EUR od 50 000 zł.
Stawkę odsetek znajdziesz w obwieszczeniu ministra właściwego do spraw gospodarki, a rekompensatę przeliczasz średnim kursem EUR z tabeli NBP. Szczegółowo piszemy o tym w opisie odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. To, co wyżej, jest informacją ogólną, a nie poradą prawną.
Wezwanie przedsądowe jako ostatni krok przed sądem
Jeśli i wezwanie nie pomoże, wyślij wezwanie przedsądowe z jasnym ostatecznym terminem i zapowiedzią skierowania sprawy do sądu. Sąd zwykle oczekuje, że wierzyciel dał dłużnikowi możliwość dobrowolnej zapłaty. Wezwanie z potwierdzeniem doręczenia jest najprostszym dowodem, że tak było. Więcej o tym piśmie w opisie przedsądowego wezwania do zapłaty.
Dokumentacja, która się broni
Przez cały czas zapisuj to, co wysłałeś. Data, adresat, treść, sposób doręczenia i odpowiedź, jeśli była. Rozmowy telefoniczne warto potwierdzić krótkim mailem. Gdy sprawa trafi do pełnomocnika lub sądu, taka oś czasu skraca pracę o godziny. W Platnosci każda wysłana wiadomość trafia do historii kontaktów z kontrahentem, więc nie szukasz po skrzynkach.
Najczęstsze błędy wierzycieli
- Czekanie miesiącami z pierwszym przypomnieniem, bo klient jest dobry.
- Pisanie przypomnień bez numeru rachunku i kwoty.
- Naliczanie odsetek z pamięci, według nieaktualnej stawki.
- Brak dowodu wysłania pisma.
- Wysyłanie ostatecznego wezwania bez wcześniejszych kroków.
Dlaczego klienci nie płacą i jak to rozpoznać
Za brakiem przelewu stoją zwykle cztery powody. Pierwszy to przeoczenie: faktura utknęła w skrzynce albo u osoby na urlopie. Drugi to spór o jakość lub zakres, wtedy klient milczy albo wraca z uwagami. Trzeci to kłopoty z płynnością, zwykle sygnalizowane prośbą o więcej czasu. Czwarty to celowe przeciąganie, czyli sprawdzanie, jak długo dostawca to zniesie.
Odpowiedź klienta na pierwsze przypomnienie zwykle mówi, z którym przypadkiem masz do czynienia. Przy przeoczeniu wystarczy kod QR i jedno zdanie. Przy sporze zacznij od wyjaśnienia, a nie od wezwania, bo wezwanie na sporną kwotę zamyka rozmowę. Przy kłopotach z płynnością zaproponuj raty z odsetkami, spisane w krótkiej ugodzie. Przy celowym przeciąganiu trzymaj się kalendarza i nie poprawiaj go pod wpływem nacisku.
Czy wstrzymać kolejne dostawy
To decyzja handlowa, nie prawna, i zależy od tego, ile klient jest wart. Jeśli zaległość jest niewielka, a klient stały, wstrzymanie bywa niepotrzebnym zaostrzeniem. Jeśli zaległość rośnie, a kolejne zamówienia zwiększają ryzyko, rozsądnie jest ustalić limit kredytu kupieckiego i nie przekraczać go do czasu zapłaty. Warto poinformować klienta o tym z góry, w neutralnym tonie, tak by nie wyglądało to na karę. Kontrola limitu wymaga, żebyś widział w jednym miejscu wszystkie otwarte faktury danego kontrahenta, a nie tylko tę najstarszą.
Jak to ułatwia program
Platnosci wczytuje faktury z pliku CSV lub XLSX albo z KSeF, ustawia terminarz przypomnień i pism, liczy odsetki oraz rekompensatę i przygotowuje wezwanie w PDF z kodem QR przelewu. Wpłaty dopasowuje z wyciągu MT940, CSV lub XLSX, więc nikt nie dostaje pisma o zapłaconej fakturze. Pisma wychodzą w imieniu Twojej firmy, a pieniądze idą prosto na Twoje konto. Jeśli chcesz zobaczyć liczby na własnych danych, wypróbuj demo na stronie głównej, a plany porównasz w cenniku. Jeśli zależy Ci na łagodnym tonie, przeczytaj o windykacji polubownej.