Odzyskiwanie należności od kontrahentów krok po kroku
Odzyskiwanie należności najlepiej działa jako proces z kalendarzem, a nie jako reakcja na kłopot. Ta strona pokazuje plan na pierwsze trzydzieści dni po terminie i to, które czynności możesz powierzyć programowi Platnosci.
Krótka odpowiedź
Odzyskiwanie należności od kontrahenta zaczyna się przed terminem, od przypomnienia, a po terminie rośnie stopniowo: informacja o braku wpłaty, wezwanie do zapłaty, pismo przedsądowe. Każdy etap ma swój dzień i swoją treść. Platnosci trzyma ten kalendarz dla wszystkich faktur naraz.
Zacznij od wiekowania należności
Zanim cokolwiek wyślesz, zobacz, ile wisi i od jak dawna. Wiekowanie dzieli należności na przedziały: przed terminem, od 1 do 30 dni po terminie, od 31 do 60 dni, od 61 do 90 dni i ponad 90 dni. Każdy przedział wymaga innej reakcji. Należność sprzed dwóch tygodni to zwykle przeoczenie, a ta sprzed trzech miesięcy to już problem do rozwiązania wprost.
Demo na stronie głównej buduje taką tabelę z Twojego pliku w minutę. Plik nie opuszcza przeglądarki.
Plan na pierwsze trzydzieści dni
Poniżej schemat, który program stosuje domyślnie. Dla każdego kontrahenta możesz go skrócić lub wydłużyć.
| Dzień względem terminu | Co wychodzi |
|---|---|
| 3 dni przed | uprzejme przypomnienie z kodem QR przelewu |
| 1 dzień po | informacja o braku wpłaty |
| 7 dni po | stanowcze przypomnienie |
| 14 dni po | wezwanie do zapłaty w PDF |
| 30 dni po | wezwanie przedsądowe |
Ten sam harmonogram jest opisany w podstronie o przypomnieniu o płatności.
Co wolno naliczyć kontrahentowi
W transakcjach handlowych, w których oboje uczestnicy są przedsiębiorcami, wierzycielowi przysługują odsetki za opóźnienie oraz rekompensata za koszty odzyskiwania w stałej wysokości w euro. Wynosi 40 EUR dla faktury do 5 000 zł, 70 EUR od 5 000 zł do 50 000 zł i 100 EUR od 50 000 zł. Stawkę odsetek bierzemy z aktualnego obwieszczenia ministra właściwego do spraw gospodarki, a kurs z tabeli średnich kursów NBP.
Dokładne omówienie, jak powstaje ta kwota, znajdziesz w opisie windykacji na koszt dłużnika. Opis ma charakter ogólny i nie jest poradą prawną w konkretnej sprawie.
Inaczej dla hurtowni, inaczej dla usług
W hurtowni problemem jest liczba faktur, więc liczy się szybkie wiekowanie i masowe przypomnienia. W firmie usługowej faktur jest mniej, ale każda jest większa, więc ważniejsza jest dokumentacja kontaktów i osobny ton dla kluczowych klientów. Program pozwala ustawić obie ścieżki obok siebie, bo harmonogram przypisujesz do kontrahenta, a nie do całej firmy. Dla przewoźników, gdzie faktury mają 45 i 60 dni, a roszczenia przedawniają się po roku, przygotowaliśmy osobną stronę o windykacji faktur dla firm transportowych.
Kto kontroluje proces
Najczęstszy powód zaległości to brak właściciela sprawy. Faktura wystawiona przez handlowca, zaksięgowana przez księgową i niepilnowana przez nikogo. W planie Firma masz do pięciu użytkowników, a w Pro do piętnastu, z rolami i zatwierdzaniem pism. Zarząd dostaje raport należności co tydzień, a Ty prognozę wpływów na 90 dni. Pełen zakres planów jest w cenniku.
Od kiedy należność jest zaległa
Od dnia następującego po terminie płatności wskazanym na fakturze lub w umowie. Od tego dnia biegną odsetki za opóźnienie.
Czy mogę odzyskiwać należności z faktur z KSeF
Tak. Faktury z KSeF możesz wczytać do programu, a pozostałe dodać z pliku CSV lub XLSX.
Co jeśli kontrahent zakwestionuje fakturę
Dopisujesz jego odpowiedź do historii kontaktów i wstrzymujesz harmonogram dla tej jednej faktury. Reszta należności od tego kontrahenta toczy się dalej.
Jak długo trwa przygotowanie pisma
Pismo powstaje z danych faktury w kilka sekund. Przed wysłaniem możesz je obejrzeć i poprawić.