Krótka odpowiedź
Koszty odzyskiwania należności to prowizja lub abonament za windykację, opłaty sądowe, koszty pism i czas pracownika. Wierzyciel w transakcjach handlowych może żądać od dłużnika rekompensaty za te koszty w wysokości 40, 70 albo 100 EUR, zależnie od kwoty faktury. Najtańszą metodą jest wczesne, systematyczne przypominanie, które często kończy sprawę, zanim narosną jakiekolwiek koszty zewnętrzne.
Z czego składają się koszty odzyskiwania
Rachunek za odzyskiwanie długu ma kilka warstw, a część z nich łatwo przeoczyć.
- Koszt własny: czas księgowej i właściciela na pisanie przypomnień, szukanie danych kontrahenta i prowadzenie korespondencji.
- Pisma i wysyłka: wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, listy polecone.
- Usługa zewnętrzna: prowizja od odzyskanej kwoty albo opłata za sprawę, zależnie od oferty.
- Postępowanie sądowe: opłata od pozwu, koszty zastępstwa, czas oczekiwania na wyrok i egzekucję.
- Koszt zamrożonej gotówki: pieniądze, których nie masz, a które musisz zastąpić kredytem lub opóźnieniem własnych płatności.
Ostatnia pozycja jest największa, a najrzadziej liczona. Każdy miesiąc zwłoki to realny koszt finansowania.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje wierzycielowi prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Przysługuje w równowartości 40, 70 albo 100 EUR, przeliczanej średnim kursem NBP, i zależy od wartości świadczenia.
| Wartość faktury | Rekompensata |
|---|---|
| do 5 000 zł | 40 EUR |
| od 5 000 zł do 50 000 zł | 70 EUR |
| od 50 000 zł | 100 EUR |
Rekompensata należy się niezależnie od odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. Odsetki liczy się według stawki z obwieszczenia ministra właściwego do spraw gospodarki, a program bierze ją z bieżącego obwieszczenia, dlatego nie wpisujemy tu żadnej liczby. Praktyczne zestawienie znajdziesz na stronie o windykacji na koszt dłużnika. Ten tekst nie jest poradą prawną.
Ile kosztuje każda droga
Poniżej ogólne porównanie sposobów odzyskiwania, bez nazw firm i bez cen rynkowych, bo te zależą od oferty.
| Droga | Jak się płaci | Na co uważać |
|---|---|---|
| Własne przypomnienia ręcznie | czas pracownika | łatwo o przeoczenia i niespójny ton |
| Program do kontroli płatności | stały abonament | koszt rośnie wolniej niż liczba faktur |
| Firma windykacyjna | prowizja od odzyskanej kwoty | kontakt z klientem przejmuje ktoś obcy |
| Droga sądowa | opłaty i koszty zastępstwa | długi czas i ryzyko braku majątku dłużnika |
Dla firmy, która wystawia dziesiątki faktur miesięcznie, stały koszt zwykle wygrywa z prowizją od każdej sprawy. Szerzej porównujemy to na stronie o firmie windykacyjnej.
Jak obniżyć koszty odzyskiwania należności
Najlepsze oszczędności są na początku, zanim dług się zestarzeje. Wystarczy kilka zasad.
Przypominaj, zanim klient się spóźni. Uprzejmy mail z kodem QR przelewu 3 dni przed terminem rozwiązuje wiele spraw, a koszt jednej wiadomości jest znikomy.
Reaguj od pierwszego dnia po terminie. Im krócej trwa zaległość, tym większa szansa na szybką wpłatę. Rytm, który się sprawdza, to wiadomość dzień po terminie, przypomnienie stanowcze po 7 dniach, wezwanie do zapłaty po 14 dniach i wezwanie przedsądowe po 30 dniach.
Nalicz odsetki i rekompensatę. To ustawowy sposób przerzucenia kosztów na dłużnika. Nawet jeśli nie będziesz ich dochodzić od dobrego klienta, wskazanie kwoty w piśmie przyspiesza płatność.
Dokumentuj wszystko. Gdy dojdzie do sądu, historia kontaktów skraca postępowanie i zmniejsza ryzyko, że sąd uzna, iż nie próbowałeś polubownego rozwiązania.
Platnosci robią te cztery rzeczy za Ciebie: pilnują terminów, przygotowują pisma z faktur w PDF, liczą odsetki i rekompensatę oraz zapisują historię kontaktów. Pisma wychodzą w Twoim imieniu, a pieniądze trafiają prosto na Twoje konto, bez prowizji od odzyskanej kwoty. Plan Firma kosztuje 499 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 249 zł netto miesięcznie, plus 23% VAT. Jedna odzyskana faktura na 5 000 zł to dziesięć miesięcy planu Firma przy płatności miesięcznej. Aktualny zakres planów sprawdzisz w cenniku.
Kiedy koszt zewnętrzny ma sens
Windykacja zewnętrzna albo postępowanie sądowe mają uzasadnienie przy dużych kwotach, dłużnikach, którzy nie reagują na pisma, i sprawach spornych merytorycznie. Przed takim krokiem warto mieć komplet dokumentów: fakturę, potwierdzenie dostawy, wezwanie do zapłaty i historię kontaktów. Dobrze przygotowana sprawa kosztuje mniej, bo nikt nie musi odtwarzać faktów od zera. Podstawę przygotowuje odzyskiwanie należności prowadzone krok po kroku od pierwszej faktury po terminie.
Prosty rachunek na jednej fakturze
Weź fakturę na 8 000 zł, zapłaconą 45 dni po terminie. Rekompensata za koszty odzyskiwania w tym przedziale to 70 EUR. Do tego dochodzą odsetki za opóźnienie liczone dzień po dniu od pełnej kwoty. Jeśli windykację powierzyłbyś firmie zewnętrznej, która pobiera prowizję w widełkach od 7 do 15 procent odzyskanej kwoty, zapłaciłbyś od 560 do 1 200 zł, i to od jednej sprawy.
Ten sam wysiłek zrobiony samodzielnie, z przypomnieniami przed terminem i szybką reakcją po nim, kosztuje tyle, ile abonament, niezależnie od liczby faktur. Dla firmy z kilkudziesięcioma fakturami miesięcznie różnica rośnie z każdą kolejną sprawą. Pamiętaj też, że wczesne przypomnienie często wystarcza i dług w ogóle nie wchodzi w koszty zewnętrzne.
Policz, ile kosztuje Cię zwłoka
Koszty odzyskiwania należności są najniższe wtedy, gdy zaczynasz wcześnie i działasz regularnie. Wgraj listę faktur, zobacz, ile stoi po terminie i ile odsetek oraz rekompensat Ci się należy, a potem zdecyduj, czy zaległości wymagają czegokolwiek poza przypomnieniem.