Krótka odpowiedź
Należności przeterminowane to wszystkie niezapłacone faktury, których termin płatności upłynął. Liczy się je w dniach po terminie i grupuje w przedziały: od 1 do 30 dni, od 31 do 60, od 61 do 90 i ponad 90 dni. Im starsza zaległość, tym trudniej ją odzyskać, dlatego reaguje się od pierwszego dnia po terminie.
Należności przeterminowane i inne rodzaje należności
Warto rozróżnić trzy pojęcia, które często się mylą.
Należność bieżąca to faktura, której termin płatności jeszcze nie minął. Klient nie jest w opóźnieniu i nie można naliczać odsetek.
Należność przeterminowana to faktura po terminie. Opóźnienie biegnie, przysługują odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensata za koszty odzyskiwania.
Należność nieściągalna to taka, której odzyskanie jest praktycznie niemożliwe, na przykład z powodu braku majątku dłużnika. To kategoria księgowa, do której nie powinno się dochodzić przypadkiem, przez zaniedbanie.
Podział jest ważny, bo każda z tych grup wymaga innego działania. Bieżące pilnujemy i przypominamy o terminie, przeterminowane odzyskujemy, a nieściągalne rozliczamy z księgową.
Wiekowanie należności przeterminowanych
Wiekowanie to zestawienie przeterminowanych faktur według liczby dni po terminie. Daje szybki obraz, gdzie jest problem.
| Przedział | Zwykły sens biznesowy |
|---|---|
| przed terminem | należność bieżąca, tylko pilnować |
| od 1 do 30 dni po terminie | zwykłe opóźnienie, wystarczy uprzejme przypomnienie |
| od 31 do 60 dni po terminie | sygnał ostrzegawczy, czas na wezwanie |
| od 61 do 90 dni po terminie | poważna zaległość, wezwanie przedsądowe |
| ponad 90 dni po terminie | ryzyko nieściągalności, decyzja o dalszych krokach |
Prawidłowe wiekowanie liczy się od terminu płatności, nie od daty wystawienia faktury. Błąd w tym miejscu zafałszowuje cały obraz. Dobry monitoring płatności buduje tę tabelę z listy faktur sam i aktualizuje ją codziennie.
Co przysługuje od przeterminowanej faktury
W transakcjach między przedsiębiorcami po terminie przysługują dwa roszczenia z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Pierwsze to odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, liczone według stawki z obwieszczenia ministra właściwego do spraw gospodarki. Stawka zmienia się, więc sprawdzaj ją w aktualnym obwieszczeniu. Program liczy ją z bieżącego obwieszczenia, dzień po dniu, od każdej przeterminowanej faktury osobno.
Drugie to rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40 EUR przy fakturze do 5 000 zł, 70 EUR od 5 000 zł do 50 000 zł i 100 EUR od 50 000 zł, przeliczana średnim kursem NBP. Wiele firm nie dochodzi jej wcale, a to pieniądze, które ustawa daje wierzycielowi niezależnie od odsetek. Ten tekst nie jest poradą prawną.
Jak odzyskiwać należności przeterminowane
Skuteczny proces ma stałe etapy i jest powtarzalny. Zaczyna się wcześnie i eskaluje stopniowo.
- Dzień po terminie: krótka, uprzejma wiadomość z danymi do przelewu i kodem QR.
- 7 dni po terminie: przypomnienie stanowcze, z wyliczeniem odsetek.
- 14 dni po terminie: wezwanie do zapłaty.
- 30 dni po terminie: wezwanie przedsądowe z terminem na wpłatę.
Taki harmonogram ustawiasz raz dla każdego kontrahenta, a pisma wychodzą w Twoim imieniu i z Twoimi danymi. W planie Firma ustawiasz osobny rytm dla każdego klienta, więc stały, uczciwy płatnik dostaje łagodniejszy ton niż ten, który zwleka systematycznie. Więcej o całym podejściu znajdziesz na stronie o windykacji faktur.
Platnosci dopasowują też wpłaty z wyciągu MT940, CSV lub XLSX do faktur, dzięki czemu przeterminowana pozycja znika z zestawienia w momencie, gdy pieniądze wpłyną, a przypomnienie nie wychodzi do klienta, który już zapłacił.
Najczęstsze błędy przy zaległościach
Pierwszy błąd to czekanie. Zaległość, na którą nikt nie reaguje przez miesiąc, w oczach klienta przestaje być zaległością.
Drugi błąd to brak dokumentów. Bez wezwania, historii kontaktów i potwierdzenia dostawy trudniej udowodnić roszczenie.
Trzeci błąd to jednakowy ton dla wszystkich. Klient, który płaci zawsze, tylko późno, nie powinien dostawać pism jak dłużnik, który milczy od trzech miesięcy.
Czwarty błąd to pomijanie odsetek i rekompensaty. Nie trzeba ich egzekwować w każdym przypadku, ale warto je znać i mieć w ręku jako argument.
Raport należności przeterminowanych dla zarządu
Zarząd nie potrzebuje listy wszystkich faktur. Potrzebuje kilku liczb, które pokazują kierunek. Pierwsza to łączna kwota należności przeterminowanych i jej udział w całości należności. Druga to rozkład według przedziałów wiekowych, bo rosnący przedział ponad 90 dni to sygnał alarmowy. Trzecia to lista kontrahentów, którzy generują największą część zaległości, bo często kilku klientów odpowiada za większość problemu.
Do tego warto dodać kwotę odsetek i rekompensat, które przysługują z tytułu opóźnień, oraz prognozę wpływów na najbliższe tygodnie. W planie Pro taki raport powstaje co tydzień i trafia do zarządu bez ręcznego składania w arkuszu. Dzięki temu rozmowa o należnościach opiera się na liczbach, a nie na wrażeniach księgowej.
Zacznij od liczb
Najpierw policz, ile naprawdę stoi po terminie, i w jakim przedziale wiekowym. Dopiero z tą liczbą można planować działania i rozmowę z zarządem. Zajrzyj do cennika, wgraj listę faktur i zobacz wynik w minutę.