Krótka odpowiedź
Split payment to sposób zapłaty faktury, w którym klient dzieli przelew na dwie części: kwotę netto trafiającą na zwykły rachunek sprzedawcy oraz kwotę podatku VAT trafiającą na jego rachunek VAT. Dla wierzyciela oznacza to, że wpłata może przyjść w dwóch częściach i na dwa rachunki. Termin płatności i konsekwencje opóźnienia pozostają takie same jak przy zwykłym przelewie.
Jak działa podzielona płatność
Przy zwykłym przelewie klient płaci całą kwotę brutto na jeden rachunek. Przy podzielonej płatności robi to jednym poleceniem w banku, ale pieniądze rozdzielają się w momencie księgowania: część netto idzie na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a część podatkowa na jego rachunek VAT.
Klient wybiera taki przelew w swoim banku, wpisując dane faktury w komunikacie: numer faktury, kwotę podatku i numer identyfikacyjny sprzedawcy. Rachunek VAT, na który trafia druga część, służy do rozliczeń podatkowych sprzedawcy, a środki z niego uwalnia się zgodnie z zasadami określonymi w przepisach. Ten tekst nie jest poradą podatkową i nie wskazuje numerów przepisów. Zasady rozliczania rachunku VAT skonsultuj z księgową.
Faktura może zawierać adnotację o mechanizmie podzielonej płatności. Dla Ciebie jako wierzyciela ważne jest to, że taka adnotacja zmienia sposób, w jaki wpłata pojawia się na wyciągu, ale nie zmienia terminu zapłaty.
Split payment z perspektywy firmy czekającej na wpłatę
Z punktu widzenia osoby pilnującej należności podzielona płatność tworzy trzy praktyczne konsekwencje.
Po pierwsze, wpłata jest rozbita. Na wyciągu zobaczysz kwotę netto na jednym rachunku, a podatek na drugim. Jeśli porównujesz tylko saldo rachunku rozliczeniowego z kwotami faktur brutto, możesz uznać, że klient zapłacił za mało, choć zapłacił w całości.
Po drugie, pozycja w zestawieniu należności może wyglądać na niezapłaconą, mimo że pieniądze już wpłynęły. Dotyczy to zwłaszcza firm, które dopasowują wpłaty ręcznie w arkuszu.
Po trzecie, błędy w komunikacie przelewu powodują, że część wpłaty trafia w niewłaściwe miejsce lub jest trudna do zidentyfikowania. Wtedy klient twierdzi, że zapłacił, a Ty nie widzisz całej kwoty.
Dlatego dopasowanie wpłat to jedno z najważniejszych zadań w kontroli należności. Platnosci dopasowują wpłaty z wyciągu MT940, CSV lub XLSX do faktur, więc zapłacona faktura znika z listy zaległości, a przypomnienie nie wychodzi do klienta, który już zapłacił.
Czy podzielona płatność zmienia termin płatności
Nie. Termin płatności wynika z umowy lub ustaleń stron i z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W transakcjach między przedsiębiorcami to zwykle do 30 dni, a do 60 dni, jeśli strony tak ustaliły i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela.
Za wpłatę w terminie uznaje się zapłatę całości należności. Jeśli klient zapłacił tylko jedną część, druga pozostaje zaległością i od niej biegną odsetki.
| Sytuacja | Skutek dla wierzyciela |
|---|---|
| Obie części wpłynęły w terminie | faktura zapłacona |
| Wpłynęła tylko część netto | pozostała kwota po terminie |
| Wpłata bez właściwego komunikatu | trudna do dopasowania, wymaga wyjaśnienia |
| Brak wpłaty | opóźnienie, odsetki i rekompensata |
Opóźnienie przy podzielonej płatności
Gdy klient się spóźnia, obowiązują te same zasady co zawsze. Wierzycielowi przysługują odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych według stawki z obwieszczenia ministra właściwego do spraw gospodarki oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40 EUR przy fakturze do 5 000 zł, 70 EUR od 5 000 zł do 50 000 zł i 100 EUR od 50 000 zł, przeliczana średnim kursem NBP.
Platnosci liczą odsetki z bieżącego obwieszczenia, więc nie musisz wpisywać stawki ręcznie. Sposób liczenia odsetek od konkretnej kwoty przy podzielonej płatności ustal z księgową. Całą mechanikę liczenia opisuje strona o odsetkach za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Jak pilnować należności, gdy klienci płacą w split payment
Kilka praktycznych wskazówek, które oszczędzają czas.
- Podawaj na fakturze pełne dane do przelewu, w tym numer rachunku i numer faktury do wpisania w komunikacie.
- Dodawaj do każdego przypomnienia kod QR przelewu w standardzie ZBP, żeby klient nie przepisywał danych ręcznie.
- Dopasowuj wpłaty z wyciągu do faktur co dzień, a nie raz w miesiącu.
- Nie wysyłaj przypomnienia, zanim sprawdzisz oba rachunki.
- Gdy klient twierdzi, że zapłacił, poproś o potwierdzenie przelewu i porównaj komunikat.
W planie Firma monitoring płatności łączy te kroki: terminarz przypomnień 3 dni przed terminem, dzień po, 7 dni po, wezwanie do zapłaty po 14 dniach i przedsądowe po 30 dniach działa na podstawie stanu faktur, a nie arkusza, który ktoś zapomniał zaktualizować.
Klient mówi, że zapłacił w split payment, a ja nie widzę pieniędzy
To częsta sytuacja i zwykle ma proste wyjaśnienie. Sprawdź najpierw oba rachunki, rozliczeniowy i VAT, bo wpłata mogła podzielić się tak, jak powinna. Potem porównaj komunikat przelewu z numerem faktury. Jeśli klient wpisał błędny numer, wpłata jest, ale nie przypisała się do właściwej pozycji.
Gdy na żadnym rachunku nie ma śladu przelewu, poproś o potwierdzenie z banku. Z potwierdzenia wynika data, kwota i rachunek odbiorcy, więc łatwo ustalić, czy pomyłka dotyczy numeru rachunku, czy samego komunikatu. Do czasu wyjaśnienia nie wysyłaj wezwania, ale też nie zamykaj sprawy. Odnotuj ustalenia w historii kontaktów, bo przydadzą się, jeśli klient jednak nie zapłacił.
Podzielona płatność nie zwalnia z kontroli
Split payment zmienia sposób, w jaki wpłata dociera na konto, ale nie zmienia obowiązku zapłaty w terminie ani Twojego prawa do odsetek i rekompensaty. Najważniejsze, żeby wiedzieć, które faktury są naprawdę zapłacone, a które czekają. Zobacz cennik, wgraj listę faktur i sprawdź, co stoi po terminie.