Krótka odpowiedź
Program do windykacji opłaca się, gdy masz wiele faktur z krótkim opóźnieniem i chcesz zachować relację z klientem. Firma windykacyjna opłaca się przy długu, który wisi długo, dotyczy kontrahenta bez szansy na dalszą współpracę i wymaga działań poza przypomnieniami. W praktyce wiele firm stosuje oba: program na początku, firmę na końcu.
| Kryterium | Program do windykacji | Firma windykacyjna |
|---|---|---|
| Koszt | stały abonament | zwykle prowizja lub opłata od sprawy, ustalana w ofercie |
| Kto pisze do dłużnika | Ty, pod własną nazwą | zewnętrzny podmiot |
| Relacja z klientem | zostaje po Twojej stronie | bywa nadwyrężona |
| Kiedy działa | od dnia po terminie | zwykle po dłuższym opóźnieniu |
| Dług bez szans na polubowne załatwienie | ograniczone możliwości | szersze możliwości, także sądowe |
| Dokumentacja | historia przypomnień i wezwań w programie | zależna od umowy z firmą |
Ile kosztuje każde rozwiązanie
Program rozlicza się abonamentem. W Platnosci plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 99 zł. Firma windykacyjna zwykle bierze część odzyskanej kwoty albo opłatę za zlecenie, ale stawki ustala w ofercie, więc porównuj konkretne propozycje, nie średnie z internetu. Pytaj o opłaty za samo przyjęcie sprawy, o koszty sądowe i o to, czy prowizja dotyczy też kwot, które dłużnik wpłaci bezpośrednio Tobie.
Prosta rachunkowość: abonament jest tym bardziej opłacalny, im więcej masz faktur, bo koszt nie rośnie razem z kwotami. Prowizja jest tym bardziej opłacalna, im rzadsze i trudniejsze są sprawy, bo płacisz tylko wtedy, gdy coś odzyskasz. Szersze zestawienie kosztów znajdziesz w artykule o kosztach odzyskiwania należności.
Co z klientem po windykacji
W relacjach B2B klient, który spóźnia się z płatnością, bywa tym, który zamawia co miesiąc. Przypomnienie wysłane pod Twoją nazwą, z Twoim adresem odpowiedzi, brzmi jak sprawa między partnerami. Pismo od zewnętrznej firmy brzmi jak początek sporu. Jeśli zależy Ci na dalszej współpracy, wybór jest oczywisty. Jeśli kontrahent zniknął, nie odpowiada i nie ma czego ratować, relacja przestaje mieć znaczenie.
Szybkość reakcji
Największa różnica dotyczy czasu. Program działa od dnia po terminie, bo nie wymaga zlecenia ani umowy z podmiotem zewnętrznym. Do firmy windykacyjnej sprawę przekazuje się zwykle dopiero wtedy, gdy własne próby zawiodły, a wtedy wiek długu już robi swoje. Im starsza faktura, tym trudniej o zapłatę, więc wczesne przypomnienia ratują więcej niż późna interwencja.
Kiedy wybrać program do windykacji
- masz kilkadziesiąt faktur miesięcznie i większość spóźnień to kwestia dni,
- dłużnicy to stali klienci, których chcesz zachować,
- chcesz mieć historię wezwań w jednym miejscu, na wypadek sporu,
- nie chcesz oddawać części odzyskanych pieniędzy.
Szczegóły działania opisuje strona o windykacji polubownej.
Kiedy wybrać firmę windykacyjną
- dług jest stary, a przypomnienia i wezwanie przedsądowe nie przyniosły odpowiedzi,
- kontrahent jest nowy i nie planujesz dalszej współpracy,
- brakuje Ci ludzi do prowadzenia rozmów i negocjacji ugód,
- sprawa wymaga działań poza korespondencją, na przykład kroków sądowych.
Co oferują takie podmioty i jak je porównać, wyjaśnia strona firma windykacyjna.
Najczęściej wygrywa połączenie
Rozsądny podział to program na etapie polubownym i zewnętrzny podmiot, gdy etap polubowny się zakończy bez wpłaty. Dzięki programowi do firmy windykacyjnej lub kancelarii trafia sprawa z kompletną dokumentacją: fakturą, datami przypomnień, wezwaniem i notą odsetkową. To skraca pracę drugiej strony i ułatwia dowodzenie, że próbowałeś załatwić sprawę bez sądu.
Przed przekazaniem sprawy policz też, co możesz doliczyć dłużnikowi. W transakcjach handlowych wierzycielowi przysługują odsetki za opóźnienie i rekompensata 40, 70 albo 100 euro zależnie od kwoty faktury. Zasady opisuje strona odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Od czego zacząć porównanie
Zbierz faktury po terminie z ostatnich dwunastu miesięcy i podziel je na trzy grupy: opóźnione o kilka dni, opóźnione o kilka tygodni i opóźnione o kilka miesięcy. Pierwsza grupa to praca dla programu, trzecia to kandydaci dla zewnętrznego podmiotu, druga zależy od klienta. Taki podział pokazuje, ile faktycznie zapłacisz za każde rozwiązanie.
Wystawiając nowe faktury, zadbaj też o poprawny termin i dane do przelewu. Program do fakturowania, taki jak program do fakturowania z KSeF, pozwala wpisać termin i rachunek już przy wystawianiu, co zmniejsza liczbę opóźnień u źródła.
Platnosci wczytuje faktury z pliku CSV lub XLSX albo z KSeF, liczy odsetki i rekompensatę, wysyła przypomnienia pod Twoją nazwą i przygotowuje wezwania w PDF. Treść artykułu nie jest poradą prawną.
Pytania o wybór sposobu windykacji
Nie w każdym przypadku. Program wystarcza przy opóźnieniach, które da się załatwić przypomnieniami i wezwaniem. Przy długu bez odpowiedzi dłużnika i bez szans na polubowne załatwienie sprawę warto przekazać zewnętrznemu podmiotowi lub kancelarii.
Tak. Wierzyciel może samodzielnie wysyłać przypomnienia i wezwania do zapłaty. Program ogranicza ręczną pracę, bo pilnuje terminów i liczy odsetki oraz rekompensatę.
Zwykle po bezskutecznym wezwaniu przedsądowym, gdy dłużnik nie odpowiada i nie ma planu spłaty. Im dłużej czekasz, tym trudniej o zapłatę.